各部门、各学院：

　　为更好地贯彻落实《档案法》和《高等学校档案管理办法》，建立完善我校档案工作管理网络，进一步加强我校档案工作规范化、制度化建设，请各部门（学院）按要求报送档案管理工作负责人和兼职档案员，具体通知如下：

　　一、基本条件

　　1．档案管理工作负责人应为本部门（学院）分管档案工作的处级干部；

　　2．兼职档案员应为学校正式职工。

　　二、兼职档案员工作职责

　　1．负责本部门（学院）档案材料的收集、保管，坚持平时立卷；根据不同种类的文件材料编制预立卷目录，合理存放，妥善保管；

　　2．每年应在规定的时间内，按要求向学校档案室移交各门类档案，并保证归档文件材料的完整、准确、系统；对纸质档案、电子档案同步归档。

　　3．认真学习、执行档案工作政策法规，积极参加档案业务培训和相关活动，接受档案室的业务指导和督促检查；

　　4. 做好文件、材料的安全和保密工作。

　　5．做好本部门（学院）档案管理系统账号管理和数据报送。

　　三、有关要求

　　1．各部门（学院）需确定1名档案管理工作负责人。

　　2．各部门（学院）可根据工作需要报送1名或多名兼职档案员。

　　3．各部门（学院）兼职档案员应保持相对稳定，如因工作变动或其他原因需变更档案管理工作负责人或兼职档案员的，应及时向学校档案室备案。

　　4．兼职档案员确定后会分配档案管理系统账号或安装档案管理系统端口，请按档案室后续工作安排安装端口并参加培训。

　　5.请各部门（学院）5月20日17:00前将《档案管理工作负责人和兼职档案员登记表》（见附件）电子版发指定邮箱，同时纸质版加盖本部门（学院）公章报送郭杜校区办公楼5楼504室。

　　联系人：宋永利

　　联系电话：81897025

　　电子邮箱：695170316@qq.com

　　附件：档案管理工作负责人和兼职档案员登记表

　                                                       　                           党政办公室

　　                                                                                                           2021年5月17日